Los avances en el desarrollo de aplicaciones ponen a disposición de las empresas e instituciones herramientas que les facilitan enormemente el trabajo. Sin embargo, los costes fijos que representan muchas de las modernas soluciones de software para las compañías han provocado que la difusión de las nuevas herramientas informáticas se esté desarrollando mediante nuevos canales, diferentes a los tradicionales de la compra de un CD con el programa con su licencia. Es en este contexto en el que surge el SaaS (Software as a Service en inglés) o el Software como servicio.
El SAAS es un modelo de distribución de software que proporciona a la empresa un servicio de mantenimiento y soporte, y que además permite que sea consultado en cualquier ordenador, aunque no se encuentre en las instalaciones de la compañía ya que funciona a través de una red, en general Internet.
Este modelo de trabajo con software agiliza el trabajo ya que facilita el acceso y la administración de datos, las actividades se gestionan de forma centralizada, permite el acceso remoto de los clientes a las aplicaciones, etc. Además, no es necesaria la compra de una licencia para conseguir el software, sólo requiere el pago de un “alquiler”.
Existen distintos SaaS que permiten realizar tareas diferentes. Algunos ejemplos serían las aplicaciones SaaS de facturación, que permiten realizar facturas online, las aplicaciones SaaS para gestionar contenidos (CSM) o las aplicaciones SaaS para la gestión de la relación con los clientes (CRM). De hecho, son estos sectores los que más utilizan este tipo de software y suponen el 65% del mercado de software.
Facturagem es el sistema Saas de facturación más usado, ya que se trata de una herramienta sencilla, aunque tiene opciones limitadas. Endeve es otra de las más conocidas, muy utilizada por los autónomos y pequeñas empresas. Zoho CRM es uno de los software más usados parla administración y gestión de CRM. Sugarcrm es otro sistema (internacional) muy usado por los negocios online y servicios asociados. Joomla es uno de los gestores de contenidos más famosos, ya que se trata de una herramienta idónea para la creación, administración y publicación de contenido en la red.
A pesar de eso, Google APPS, que proporciona al cliente aplicaciones online seguras y fiables para el trabajo a un precio muy bajo (40€ por usuario al año) está ganando terreno de forma imparable. Reduce los costes y concede muchas aplicaciones de gran capacidad para los empleados.
Estos sistemas SaaS tienen ventajas y desventajas que es importante remarcar. Los principales aspectos positivos son la reducción de costes, ya que el cliente no necesita un área especializada para el sistema; que la responsabilidad recae en la empresa IT; no se desatiende al cliente; la empresa IT proporciona medios seguros en la aplicación; no hace falta comprar una licencia para usar el producto y además ofrece mucha flexibilidad en el uso de sistemas operativos.
Los aspectos negativos son menos pero aún así existen. Y es que el cliente no tiene acceso directo a sus contenidos que están guardados en un lugar remoto y el usuario no tiene acceso al programa y no puede hacer modificaciones.
Por eso, es importante llevar a cabo un buen uso de esta herramienta ya que se dan casos de contrato de licencias de SaaS que en realidad, debido a su mala utilización, no son aprovechadas por el usuario final. Esto ocurre, sobre todo, en grandes empresas, aunque, con la generalización del uso de este sistema, este problema también afecta a compañías más pequeñas. Esta es una de las principales razones por la cuales el SaaS no está creciendo de la manera que se esperaba.
Pero existen métodos o procesos que permiten sacarle el mayor partido. Los analistas de Gartner (proyecto de investigación de tecnologías de la información) proponen cuatro pasos para reducir los inconvenientes:
- Determinar el valor real del SaaS, para entender las ventajas claras que supone y solicitar prestaciones que luego sean innecesarias.
- Crear una política de desarrollo del Saas para la empresa y asegurar el cumplimiento de las normas.
- Examinar los proveedores de Saas para asegurarse que proporcionan el servicio necesario para la empresa.
- Crear una hoja de ruta para marcar los tiempos de los procesos de desarrollo y de integración.