Las 10 reglas para prevenir impagados

Damos diez claves que pueden ser de utilidad para prevenir que la morosidad aumente.

30 ene 2014 en Consejos sobre morosos - Lectura: min.

Zaragoza (Ciudad) Zaragoza

16 Recomendaciones

Hay que disponer de una estrategia de ventas a crédito y comprobar la solvencia de los clientes.

No descubrimos nada si indicamos los momentos difíciles por los que las empresas atraviesan. Las tesorerías de los negocios, básicamente las pequeñas y medianas empresas, están soportando como pueden su travesía del desierto particular. La soledad financiera en la que se encuentran (cerrada la financiación bancaria) obliga a que la economía sea un verdadero dolor de cabeza y que se autogestionen con su capital propio. Por ello hay que prevenir, siempre que sea posible, que la morosidad aparezca como un cáncer que se come todo y, en muchas ocasiones, obligue al cierre de la empresa, a la liquidación o ir al Proceso Concursal.

Damos diez claves que pueden ser de utilidad para prevenir precisamente el que la cuenta de morosidad aumente. No se citan por orden ya que no es un conjunto cerrado que siga un proceso evolutivo. Las citamos con la esperanza de que, de forma ocasional, sean de aplicación alguna de ellas, o todas.

Hay que disponer de une estrategia de ventas a crédito

Esto es importante para minimizar el riesgo de impagados. Hay que clasificar a todos los clientes en función de su solvencia, volumen de negocio e histórico de ventas. Esta clasificación nunca será fija o inamovible si no que deberá actualizarse de forma constante, para bien o para mal, según las circunstancias vayan aconsejando.

Comprobar la solvencia de los clientes

Esta operación debe efectuarse siempre cuando un posible cliente nos propone una compra. Hay que saber buscar la información para conocer de antemano quien es el posible cliente. Recomendamos que este apartado se trabajado de forma exhausta: informes de solvencia, otros posibles proveedores, informaciones gremiales y del sector. Una fuente buena puede ser Internet donde pueden aparecer datos sobre peculiaridades de la empresa o situaciones vividas por otro cliente o proveedores.

Aplicar límites crediticios para cada cliente

En función del riesgo que represente cada cliente, éste ha de tener un límite de crédito. El tiempo, los pagos y los pedidos nos irán dando de forma constante donde nivelar el riesgo en cada momento. Lógicamente no puede darse el mismo valor a un cliente nuevo que a otro consolidado. Si por cualquier evento sobrepasa este límite, deben saltar las alertas para iniciar acciones de prevención. Adelantarse al posible impagado debe ser una actitud normal en cualquier departamento de cobros.

Disponer de total de información del cliente

Nos referimos, a parte de los datos básicos de la empresa, a conocer nombres de los Administradores, socios, teléfonos de contactos, mails, informes comerciales de solvencia. Esto, aunque parezca mentira, hay empresas que venden de forma alegre. Luego, en caso de impago, la labor de recuperación de este impagado puede volverse complicada por falta de daos o no tenerlos actualizados (cambios de dirección, de propiedad, de razón social...)

Extender la estrategia de las ventas

Toda la empresa y todos los elementos humanos deben conocer cuales son las políticas de ventas de la empresa. Principalmente, el Departamento Comercial. Dentro de este apartado citamos que es imprescindible condicionar el pago de las comisiones a los comercial, al pago del cliente final. No se pueden pagar comisiones antes de haber cobrado. ¡Cuántas empresas pagan sobre pedido y no sobre cobrado! Se paga cuando se cobra.

Ser flexibles en los cobros al cliente

Esta flexibilidad debe aplicarse a los clientes antiguos que, partiendo del histórico de pagos, puedan beneficiarse de unos plazos más blandos con el fin de fidelizarlos. En los tiempos actuales nuestros clientes lo agradecen y nos aseguramos el cobro, aunque sea en más tiempo. Al contrario se actuará con clientes nuevos ya que desconocemos el grado de cumplimiento de sus obligaciones. El tiempo lo irá fijando.

Documentar las ventas

Hay tres documentos básicos que conforman la venta: hoja de pedido, albarán de entrega y factura final. En caso de que se trate de ejecución de obras, reparaciones u otro tipo de ventas prestación de servicios, es importante que todo esté bien documentado y bien firmado. Serán vitales si hay que reclamar. Por citar un ejemplo negativo, la mayoría de vehículos se siguen reparando sin firmar la orden del cliente.

REGISTRO DE INCIDENCIAS. Hay que tener registrado el histórico del cliente. Allí controlaremos puntualidad en los pagos, abonos efectuados, posibles quejas anteriores del cliente, forma de entrega, tiempo de facturación... Actualmente, cada cliente/proveedor pacta sus formas concretas de pago, que no tiene por que ser igual para todos. Este registro histórico debe poder ser visible por cualquier empleado de la empresa para poder atender de forma inmediata cualquier incidencia.

Agilidad en la reclamación

Una fórmula que se ha implantado actualmente es la de avisar, con tiempo suficiente, del vencimiento de una factura. Esta notificación disminuye el grado de morosidad. Pero si se produce el impagado hay que actuar de forma inmediata. La efectividad de esta primera gestión es vital para que el impagado no se convierta en un tema de morosidad. Pero si la morosidad persiste, somos partidarios de entregar el expediente a una empresa especializada lo antes posible. Los temas recientes son de mejor pronóstico que los que llevan años dentro de un cajón, abandonados.

Gestión especializada

Es importante que la empresa cuente con un gabinete especializado en reclamación de cantidades para los casos de morosidad. Estas empresas empiezan reclamando en vía amistosa pero, en caso de persistir en el impago, pueden seguir la reclamación en la vía judicial. Hay proveedores que deciden reclamar ellos mismos. El tiempo va pasando y las promesas del deudor no se llegan a concretar con el pago adeudado. Cuando se deciden a entregar el tema, el deudor ya ha desaparecido, cerrado o la empresa morosa ha cerrado sus puertas. SEGESTION recomienda que este tipo de reclamación por parte de cliente no se alargue más allá de un mes. A partir de este tiempo, el impagado es un caso de morosidad.

Fdo: Enric Mañé

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